皆さん、こんにちは！
日本語学校に勤めていると、時折転校生の受入、転校希望者の対応業務が発生する事があります。
そもそも、留学生って他の日本語学校に転校できるの？
転校生を受け入れたいのだけど、どの様な手続きが必要なの？
その様な疑問を解決するべく、今回は日本語学校における転校生の対応について解説していきます。
留学生は他校に転校出来る？
結論から言うと、留学生は自由に転校する事が出来ます。
その為、転校希望を出した留学生に対して、日本語学校は転校を認めなければなりません。
但し、転校を希望している学生に確認しなければならない事がありますので、希望が出たら該当学生と必ず面談を行いましょう。
転校希望を出しても、転校先が受け入れるとは限らない
転校を希望する学生が、「この学校に行きたい！」と言っても転校先に職員がも受け入れ条件があります。先ずは条件を満たしているのかを確認しなければなりません。
そもそも定員に空きが無い為、物理的に受け入れ不可とされる事も多くあります。
条件や定員の空き状況等に関しては、先ず転校希望先に連絡をして確認してみましょう。
転校先に学費を支払えるかを必ず確認
受け入れ条件を満たし、転校先からも転校受け入れが可能な旨を確認した後、学費の支払いについて、必ず学生に確認をしなければなりません。
留学生は学費の返金が有るから、直ぐに転校先に学費が払えると勘違いをしている事も少なくないからです。
学校には返金規定がある
しかし、日本語学校は自校の返金規定に則り返金を実施します。その為、学生が希望する金額が全て返金される訳ではありません。
この規定は学校によって異なります。一般的には以下の様な項目があります。
- 入学後したら、選考料、入学金の返金はしない。
- 入学したら、6ヶ月分(3か月分)の授業料は返金しない。
希望の金額が返金されなかった場合、そもそも転校先に学費が払えないと言った事象も起こり得ますので、必ず事前に返金規定についての説明を実施しましょう。
転校先へ提出する資料(学校が用意するもの)
転校先から提出を求められる書類があるのですが、具体的に以下の様な書類が求められます。
- 出席証明書
- 成績証明書
- 在学証明書
- 初年度学費送金証明書
- 入管に提出したCOE申請書類のコピー
- 入管に提出したビザ更新書類のコピー(ビザ更新歴がある場合)
上記の書類は具体的例となりますが、転校先の日本語学校によって求められる書類は異なります。ですので、必要書類についてもしっかり確認しておきましょう。
転校先への学費支払いが完了したら
学費の支払いが終わったら、転校先から入学許可証が発行されます。これをもって転校先に入学する為の手続きが完了となります。
この後、学生と再度面談を行い、最終日(退学日)をいつにするのか、確認を行います。最終日が確定したら、学内で共有をします。
特に教務は授業の都合上、最終日を把握していないと現場に混乱が生じてしまいますので、必ず学内全体に共有をし、処理しましょう。
転校生を受け入れる際の注意点
ここまでは転校希望者が出た場合の対応についてご紹介しました。ここからは転校生を受け入れる際の注意点について、項目ごとに分けて解説していきます。
下記の対応を実行する為に、必ず転校希望者と対面形式で事前面談を行いましょう。希望者が遠方住まいであれば、オンライン面談を実施する様にしましょう。
今の日本語学校から転校したい理由を確認
転校したい理由は必ず確認しなければなりません。何故なら、希望者の中には在籍不良者となる可能性がある方がいるからです。
- 学費が安いから、転校したい
- 今の学校で出席率が悪くてビザ更新が出来ないから転校したい
- 友達が東京にいるから、東京の学校に転校したい
上記は一例になりますが、実際に私自身が経験した実例でもあります。この様な不純な理由では、後々に不良在籍者となる可能性が高いです。
従って真っ当な転校希望が無ければ、転校を受付ない判断をしましょう。そして、必ず転校希望理由をしっかりと確認しましょう。
学納金の支払い能力の確認
これも非常に重要です。転校希望者の中には金銭的に余裕が無い方もいます。特に、最初から学費の分納を申し出る希望者は、支払い能力が不足していると考えられます。
また、支払い能力が不足していると、転校した後にアルバイトばかりしてしまい、結果的にオーバーワークや不法就労をしてしまう可能性があります。
不法就労やオーバーワークは法律違反であり、強制帰国の対象となります。また、法律違反を起こした学生の責任は学校になりますので、必ず支払い能力を確認しましょう。
既往歴があるか確認
既往歴の有無も必ず確認しなければなりません。希望者の中には、サポートが必要な既往歴をお持ちの方もいらっしゃいます。
例えば、希望者が過去にてんかんを患っていた場合、急に症状が出る可能性があります。
受け入れにあたり、事前に把握しておかなければ、後々のサポートが後手に回ってしまいますので、必ず既往歴を確認しましょう。
既往歴を確認した上で、学校がサポート出来るのであれば受け入れをし、出来なければお断りをしましょう。無理に受け入れる事だけはしない様、十分に注意してください。
在留資格認定申請書類のコピーを貰えるか確認
これは転校希望者が在籍している日本語学校に確認をしましょう。在留資格認定申請書類(COE申請書類)は、後々のビザ更新時や将来就労ビザに変更する時に必要となる書類です。
また、該当学生が卒業してから3年間書類を保管しておかなければならず、入国管理局から課せられているルールを遵守する上でも必要になります。
日本語学校の中には情報漏洩の観点から、書類を外部に出す事を拒む学校があります。その場合は事情を説明した上で、書類を貰いましょう。もし、出来なければ、極力転校を受付しない様にしましょう。
最後に
日本語学校に通う留学生は、自由に転校する事が出来ます。しかし、転校受付前に確認をわしなければならない事がたくさんあります。
何よりも、最初から自分達の学校に応募している方と違い、他校が選考し、日本語学校に入学した学生である点に注意が必要です。
日本語学校の中には、日本政府から課せられている入学者選考の基準を無視し、テキトーに誰でも通過出来る選考をしている学校も一定数あります。
その様な学校から来る学生は、そもそも勉強ではなく、就労目的の留学生である可能性もあります。だからこそ、転校生の受け入れは慎重に進めなければなりません。
皆様の学校に転校を希望する留学生が来たら、本記事を参考にしてみてください。また、日本語学校の応募選考に関わる事については、下記の関連記事を参考にしてみてくださいね。
